Faites une différence dès aujourd’hui dans un cégep où chaque membre de l’équipe compte!

À titre d’agent.e de soutien administratif classe I à la Direction des communications et du recrutement étudiant, vous occuperez un rôle central dans le bon fonctionnement de celle-ci en accomplissant un ensemble de travaux administratifs, en plus d’offrir un soutien au service à la clientèle et à la gestion d’événements. 

Sous l’autorité de la directrice, vous ferez partie d’une équipe d’une dizaine de personnes possédant des expertises diversifiées et complémentaires, réalisant des projets stimulants dans lesquels la créativité de tous les membres est valorisée. Vous collaborerez également avec les autres intervenant.es du Cégep afin de mener à bien diverses initiatives liées aux communications internes et externes.

Voici un aperçu des mandats qui vous seront confiés :

Accueil et soutien administratif

• Assurer l’accueil téléphonique du Cégep et l’accueil général de la Direction des communications et du recrutement étudiant;
• Répondre aux questions des étudiant.es sur toute demande d’information générale, notamment sur les médias sociaux;
• Assurer tout le support administratif de l’équipe dans un mode de gestion collaboratif (gérer les agendas, notamment le calendrier des activités de recrutement étudiants, des événements et des réunions d’équipe, effectuer la réservation de salles, coordonner des opérations d’envoi massif de documents et de courriels, gérer les inventaires, etc.);
• Assurer les suivis financiers et budgétaires de la direction (contrats, demandes d’achats, facturation, rapports de dépense, etc.);
• Aider à la rédaction et à la mise en forme de différents documents (plan de travail, bilans, rapports, tableaux et graphiques, formulaires, présentations, etc.), ainsi que la correspondance courante;
• Soutenir la personne responsable du classement et de la nomenclature des documents en fonction du plan de classification et de la gestion documentaire de la Direction.

Communication et événements institutionnels

• Appuyer les personnes responsables dans la logistique d’évènements institutionnels, avant, pendant et après ainsi que soutenir les activités de recrutement (communiquer avec les étudiant.es, tenir à jour des banques de données, faire l’inventaire et préparer le matériel requis, etc.);
• Intégrer du contenu sur le site Web (Drupal), le BEC, Omnivox, les médias sociaux et tout autre outil de communication, interne et externe;
• Mettre à jour les principaux documents, imprimés ou numériques, des programmes d’études, des services, des activités et des événements offerts et mis en œuvre par le Cégep, dont la direction est responsable;
• Assigner les requêtes internes (C2Atome) selon la nature de ces dernières et traiter celles associées à sa compétence, notamment celles provenant des étudiant.es;
• Effectuer la revue de presse du Cégep.

Pour mener à bien la réalisation des tâches de ce poste, nous demandons : 

• Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et détenir une (1) année d’expérience pertinente en service à la clientèle;
• Seuil minimal requis au Programme d'évaluation et d'amélioration du français : bien à très bien (B);
• Bonnes habiletés rédactionnelles;
• Bonne connaissance des technologies de l’information et des logiciels, dont ceux de la suite Microsoft Office et Mailchimp;
• Bonne connaissance des médias sociaux.

Votre profil :

• Vous détenez d’excellentes habiletés interpersonnelles et de communication;
• Vous avez un grand sens de l’initiative, de la résolution de problèmes et avez une forte habileté dans le soutien administratif;
• Vous détenez un intérêt marqué pour les technologies émergentes et avez les connaissances techniques pour travailler dans un environnement numérique;
• Vous faites preuve de collaboration, d’un important esprit d’équipe et d’une bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Le Cégep applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes en situation de handicap, les personnes autochtones, les minorités visibles et les minorités ethniques à soumettre leurs candidatures. Si vous êtes une personne en situation de handicap, vous pouvez recevoir, sur demande, de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.