L'adjoint à la flotte est responsable de la production et de la mise à jour de différents rapports. Il enregistre les documents nécessaires et les classe. Il tient à jours les dossiers des chauffeurs. Ce poste requiert une solide organisation, une attention aux détails et une maîtrise des outils informatiques. L'adjoint à la flotte collabore également avec le gestionnaire de la flotte pour assurer la conformité et optimiser les opérations de la flotte.

1) Traitements des VAD (vérifications avant départ) :

• Recevoir et vérifier les VAD avant de les classer
• Informer le gestionnaire de flotte les problèmes nécessitant des réparations
• Compléter le fichier de suivi des VAD

2) Rapport des heures travaillées:

• Produire le rapport des heures travaillées par chaque chauffeur. Vérifier les périodes de repos et le dépassement des heures maximales permises.
• Questionner les directeurs ou les répartiteurs en cas de dépassement des heures maximales permises.

3) Traitement des rapports d’accident, incident, bris et infractions :

• Scanner les rapports, enregistrer les photos et rassembler toutes les informations pertinentes en lien avec l’événement.
• Enregistrer les détails du rapport dans le profil du chauffeur
• Ajouter les informations dans le rapport du sommaire des accidents
• Faire la demande du rapport de police si nécessaire
• Tenir à jour le tableau des infractions
• Vérifier l’ajout d’infraction au PEVL de l’entreprise
• Participer à la contestation des infractions avec le gestionnaire de flotte

4) Tenu des dossiers des chauffeurs :

• S’assurer de tenir les dossiers physiques et virtuels à jour, classer tous les documents papier.
• Enregistrer au dossier les permis de conduite, le dossier de conduite, les cartes de compétences, supervision aléatoire, infraction, rapport de bris, etc.
• Informer la conseillère en ressources humaines lorsqu’un employé a occasionné un accident ou un bris afin de contribuer au dossier disciplinaire.
• Faire les suivis avec les différents collaborateurs pour obtenir tous les documents nécessaires au dossier du chauffeur (Directeur, Répartiteur, Service RH)
• Vérifier la validité du permis de conduire avant l’embauche et à l’anniversaire
• Effectuer la commande des dossiers de conduite
• Vérifier les interdictions de conduite de poids lourds sur le site de la CTQ
• Tenir à jour une liste des chauffeurs pour le dossier d’assurance

5) Classement des factures :

• Enregistrer les factures d’entretien ou de réparation et les classer selon la logique choisie
• Tenir à jour le tableau des entretiens et s’assurer du suivi avec le gestionnaire de flotte
• Tenir à jour le calendrier des changements d’huile (date et kilométrage)
• Tenir à jour les dépenses par unité

6) Gestion des transpondeurs :

• Faire la demande de nouveau transpondeur. Gérer le retrait d’un transpondeur non utilisé.

poste temps plein 40 heures par semaine 

• Entreprise familiale
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• Possibilités d’avancement et opportunité de carrière