Relevant du président la Coordinatrice exécutive soutient le président et les vice-présidents dans leurs activités quotidiennes et contribue au bon fonctionnement du bureau de direction. Elle agit comme personne-ressource pour une variété de besoins administratifs, logistiques et événementiels et assure un suivi rigoureux des demandes qui lui sont confiées.

Le rôle exige une personne organisée, proactive, débrouillarde, énergique et très à l'aise avec les outils technologiques, capable de gérer plusieurs priorités simultanément avec discrétion et professionnalisme.

Soutien au président et aux vice-présidents

• Fournir un soutien administratif quotidien au président et aux VP selon leurs besoins.
• Coordonner certaines réunions, réservations, déplacements et activités de représentation.
• Préparer et mettre en forme des documents, présentations, communications et autres documents administratifs.
• Effectuer différents suivis auprès d'intervenants internes et externes au nom des membres de la direction.
• Gérer avec autonomie différentes demandes ponctuelles et s'assurer qu'elles sont menées à terme.
• Traiter avec discrétion l'information confidentielle reliée aux activités de la direction.

Coordination d'événements corporatifs

• Coordonner la logistique et la communication des Town Halls, incluant notamment les fournisseurs, équipements et besoins audiovisuels.
• Coordonner les rassemblements estivaux et repas des Fêtes, incluant la participation, les traiteurs et autres services requis.
• Soutenir l'organisation du séminaire annuel des ventes, incluant invitations, inscriptions, logistique et suivi des dépenses.
• Mener l'organisation du tournoi de golf clients, notamment les invitations, listes de participants, coordination avec le club et traiteur et suivi des dépenses.
• Coordonner ponctuellement d'autres événements, réunions externes, hôtels, salles, traiteurs et services audiovisuels.

Vie corporative et représentation

• Coordonner les activités reliées à la loge du Centre Bell et aux billets corporatifs, incluant les réservations et suivis administratifs/comptables
• Assurer le suivi administratif des associations, commandites, dons et participations à différents événements.
• Soutenir et coordonner certaines activités du club social Saint-Laurent et des événements employés.
• Assurer les suivis nécessaires relativement aux dépenses et transmettre l'information requise à la comptabilité.

Administration et fonctionnement du bureau

• Supporter le maintien à jour le répertoire des employés lors des arrivées, départs et changements de fonctions.
• Coordonner les demandes de cartes professionnelles.
• Effectuer diverses réservations et demandes auprès de fournisseurs externes.
• Maintenir une organisation efficace des informations, dossiers et suivis relevant de la fonction.
• Identifier des façons simples de moderniser et simplifier les processus administratifs en utilisant notamment Microsoft 365, Teams, Outlook et SharePoint.
• Assurer le remplacement occasionnel de la réception, notamment pour accueillir les visiteurs et assurer la continuité du service.
• Effectuer toute autre tâche administrative ou de coordination permettant de soutenir efficacement le président, les VP et le fonctionnement du bureau.

* Nous exigeons la connaissance de l’anglais, car le titulaire du poste peut communiquer avec les employés du bureau chef situé en Ontario.