Sous la supervision du greffier et directeur de la conformité municipale, le candidat au poste de chef du greffe et des archives sera responsable de l’administration du service du greffe et des archives de la Ville.

RESPONSABILITÉS RELEVANT DU DOMAINE D'EXPERTISE

• Assurer la bonne gestion, la conservation et l’archivage des documents administratifs de la ville, y compris les délibérations du conseil municipal, les rapports financiers, et autres documents officiels;

• Faciliter l’accès aux documents publics pour les citoyens, les chercheurs et d’autres parties intéressées, tout en respectant les lois sur la protection de la vie privée et les règles de divulgation;

• Veiller à ce que les procédures de gestion des documents soient conformes aux lois et règlements en vigueur, notamment en matière de protection des données et de transparence administrative;

• Superviser la numérisation des documents et des archives pour en faciliter l’accès et assurer leur préservation à long terme;

• Mettre en place des systèmes de classement efficaces pour faciliter la rechercher et la récupération des documents archivés;

• Travailler en étroite collaboration avec les autres services de la ville pour garantir que les documents nécessaires sont bien collectés, archivés et accessibles;

• Former le personnel sur les pratiques de gestion documentaire et l’importance de la conservation des archives;

• Répondre aux demandes de renseignements concernant l’accès aux archives et fournir des conseils sur les procédures à suivre;

• RESPONSABILITÉS DE GESTION
• Appliquer les orientations, les politiques, les procédures et contribuer à l’élaboration des dossiers qui doivent être approuvés par le directeur général et/ou le conseil municipal;
• Planifier, organiser, diriger et contrôler les ressources humaines, techniques, administratives et financières de son service;
• Communiquer les orientations établies par la direction;
• Procéder à l’application des différentes notes de service, directives administratives, consignes, politiques et règlements de la Ville;
• Mettre en œuvre les stratégies pour réaliser le plan stratégique;
• Piloter et/ou réaliser les projets du plan stratégique qui appartiennent à son service;
• Collaborer aux projets du plan stratégique dans lesquels son service est impliqué ou déléguer une personne du service pour s’impliquer;
• Mettre en place les mécanismes pour assurer l’application des lois, politiques et des règlements qui concernent son service;
• Implanter des mécanismes de contrôle et mesurer (audits) lorsque requis;
• Identifier les risques propres à la conformité et proposer des plans de mitigation;
• Adresser les enjeux de manière proactive en cas de mouvement de personnel (ex. Départ à la retraite, risque de démission, congé de maternité, etc.) ou de hausse ponctuelle de demande pour maintenir un bon niveau de service;
• Participer au processus de sélection du personnel du service;
• Évaluer le rendement de son personnel et recommander les actions s’y rattachant;
• Planifier, organiser, diriger et contrôler son personnel et les horaires de travail de son personnel;
• Approuver le temps supplémentaire;
• Communiquer les priorités du service à son équipe;
• Assurer la progression des activités en lien avec les priorités;
• Contribuer au budget en fournissant les intrants et des informations propres à son service;
• Identifier les éléments particuliers et les écarts pouvant impacter le budget;
• Mettre en place des mécanismes pour contrôler les dépenses dans son service en fonction de la délégation de pouvoir;
• Mobiliser son équipe et assurer la communication des informations provenant de la direction vers les équipes, ainsi qu’un processus de rétroaction;
• Favoriser un climat d’esprit d’équipe, de flexibilité des ressources et de propension à l’amélioration continue;
• Mesurer la performance de son service selon les orientations et objectifs établis;
• Effectuer les redditions de compte à son supérieur immédiat;
• Représenter son domaine d’expertise dans divers comités;
• Représenter la Ville devant les différents tribunaux dans diverses causes de réclamation impliquant la Ville;
• Escalader tout enjeu spécifique à sa direction et participer aux dossiers propres à son domaine d’expertise lorsque requis;
• Effectuer des achats ou approuver des dépenses en fonction de la délégation de pouvoir;
• Intervenir au besoin lorsqu’il y a un enjeu de satisfaction de la clientèle;
• Réaliser toutes autres tâches connexes.

• Détenir un certificat en management ou un DEC en techniques administratives;

• Posséder un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente dans un domaine connexe;

• Posséder de l’expérience en milieu municipal (un atout);

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;

• Posséder un grand sens de l’organisation, de l’initiative et d’autonomie;

• Avoir de la minutie, un souci du détail et de la rigueur;

• Offrir un service à la clientèle de qualité et répondre aux besoins des clients internes et externes avec discrétion et courtoisie.